個人情報保護方針

個人情報及び特定個人情報保護方針

サードプレイス社会保険労務士法人は、社会保険労務士業務等を行うに当たって、お客様並びに当社従業者の個人情報及び特定個人情報等を保護することは重大な社会的責任と認識します。以下の通り個人情報及び特定個人情報保護方針を定め、適正な取扱いの確保について全社を挙げて取り組むことを宣言します。

1. 個人情報及び特定個人情報等は、受託した業務並びに従業者の雇用・人事管理上必要な範囲に限定して適切な手段で取得、提供します。
   また、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた取扱い（目的外利用）を行わず、それを実現するための措置を講じます。
2. 個人情報及び特定個人情報等への不正アクセス、または個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏えいなどのリスクに関して教育、監査、改善を通して合理的な安全対策を講じ、個人情報及び特定個人情報保護体制を継続的に改善します。
3. 当社が保有する個人情報及び特定個人情報等に関して適用される法令、国が定める指針、その他の規範を遵守します。
4. 当社は、個人情報及び特定個人情報等に関する苦情及び相談に、適切かつ迅速に対応いたします。
5. 社会的ニーズや個人の要望、あるいは最新のIT技術動向を踏まえ、個人情報及び特定個人情報保護体制を適時･適切に見直しを図り、その改善を継続的に行います。

個人情報及び特定個人情報の取扱について

サードプレイス社会保険労務士法人は、「個人情報及び特定個人情報保護方針」に基づき、当社が事業の用に供する個人情報及び特定個人情報等を次の通り取扱います。

個人情報及び特定個人情報等の利用目的

1. 当社が取扱う個人情報は、次のいずれかに該当する業務の目的で取得し、利用目的の範囲内で適正に取扱います。

   個人情報名	利用目的
   お取引先の個人情報	業務委託契約書内で明示する
   採用応募者の個人情報	採用選考のための面談についてのご連絡 採用選考の合否のご連絡
   従業員の個人情報	人事労務管理(別途同意書にて明示する)
   お問い合せで取得した個人情報	お問い合せ対応のためのご連絡

2. 当社が取扱う特定個人情報等は、社会保障、税及び災害対策に関する特定の事務の範囲内で適正に取り扱います。

個人情報及び特定個人情報等の第三者提供

• 当社は個人情報を業務遂行のため、及び、次の①～④を除き、第三者に開示又は提供いたしません。
  1. ご本人の同意がある場合
  2. 法令などで認められた場合
  3. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  4. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
• 当社は特定個人情報等を提供することができるのは、番号法第19条各号に当てはまる場合に限定し、それ以外で特定個人情報等の提供はしません。

委託先等の管理

当社は第1項で示した利用目的の達成のために、お預かりした個人情報及び特定個人情報等を当社と契約を締結した委託会社に預けることがあります。委託会社に対しては、適切な取扱いおよび保護を行わせ、第三者への開示・提供、および第1項の目的以外に利用することを禁止します。

個人情報及び特定個人情報等の管理

1. お預かりした個人情報に関しては、社内における徹底した情報管理（個人データを取り合う区域における従業者の入退室管理および持ち込む機器等の制限、外部からの不正アクセス等の防止、アクセス権の限定、社内教育・啓蒙活動など）のもと、社員一同、厳重な情報管理・運営に努めてお取扱いしています。また、特定個人情報等に関しては、事務取扱担当者を限定し、管理された区域・機器において適正に取扱いしています。
2. インターネットでのセキュリティに関しては、業界標準であるSSL（セキュア・ソケット・レイアー）を使用し、インターネット上で送信されるデータを暗号化することにより傍受を防止しています。
3. 個人データの取扱状況について定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。
※安全管理処理（セキュリティ体制）はこちら

個人情報及び特定個人情報等のお問い合わせ、開示等手続きについて

1. ご本人またはその代理人が、個人情報及び特定個人情報等に関して、利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止（以下、「開示等」という。）を要求される場合には、以下の場合を除き、誠実に対応いたします。
   • 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
   • 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
   • 法令に違反することとなる場合
2. お問い合わせに際し、ご本人またはその代理人であるかを確認する場合があります。
3. ご本人または、その代理人としてのご本人確認が取れない場合は、お問い合わせ、開示等のご要望に応じられない場合があります。
4. ご本人またはその代理人からの個人情報及び特定個人情報等の開示請求、当社からの個人情報の開示回答は合理的期間内に回答させていただきます。

開示等の手続きの方法

1. 下記の相談窓口までメール又は、お電話でご連絡ください。
2. 当社指定の「個人情報開示等申請書」を送付させていただきますので、必要事項をご記入ください。
3. 当社所有の個人情報をもとに、本人確認させていただきます。
4. 代理人からのお問合せの場合、委任状や印鑑証明をもって代理人であることを確認させていただきます。「個人情報開示等申請書」に同封してください。
5. お問合せは、「個人情報開示等申請書」により郵送で承っております。
6. 「個人情報開示等申請書」によりいただいた個人情報は、お問合せいただいたお客様との連絡及び本人確認に使用いたします。それ以外の目的では使用いたしません。いただいた書類は、開示等のお求めに対するご回答が終了した後、1年間保存し、その後破棄させていただきます。

＊特定個人情報の開示等の手続きについては、上記と同様としますが、番号法順守の観点から、開示可能かどうかの判断を特定個人情報保護管理者が行った上開示いたします。

「開示等の求め」に対する送料の負担と徴収方法
「開示等の求め」を行う場合は、1回の申請ごとに、1000円の送料をご負担いただきます。1000円分の郵便切手を申請書類にご同封下さい。

個人情報及び特定個人情報等の開示等及び苦情・相談の窓口

お問合せ先 ： サードプレイス社会保険労務士法人
個人情報問合せ窓口 E-Mail ： privacy@mishima-office.net
電話 ： 03-5834-2004
岡山オフィス　TEL：086-237-1221

認定個人情報保護団体について

当社は、個人情報の保護に関する法律に基づく認定個人情報保護団体である一般社団法人　ＪＡＰＨＩＣマーク認証機構の対象事業者です。

• ① 認定個人情報保護団体の名称 : 一般社団法人ＪＡＰＨＩＣマーク認証機構
• ② 苦情解決の申し出先 : 個人情報相談センター

※当社の商品・サービスに関する問い合わせ先ではございません
＜住所＞　〒103-0027東京都中央区日本橋2丁目1-17丹生ビル2階
＜電話番号＞　03-6280-4859（平日10:30～12:00、13:00～17:00）

JISQ15001
JSAP　008

岡山オフィスは、上記に加え日本規格協会ソリューションズ株式会社の対象事業者です。

• ①　認定個人情報保護団体の名称：日本規格協会ソリューションズ株式会社
• ②　苦情解決の申し出先：審査登録事業部　認証お客様相談室

※苦情等は、当社が当事業部に登録された範囲に限ります。
＜住所＞　〒108-0073　東京都港区三田３丁目11-28　三田 Avanti
＜問い合わせフォーム＞　https://shinsaweb.jsa.or.jp/MS/Complaint

JISQ15001の認証取得について

岡山オフィスにて個人情報マネジメントシステムJISQ15001：2017の認証を取得しました。

登録者名および所在地	サードプレイス社会保険労務士法人岡山オフィス 岡山県岡山市北区西古松237-126松本ビル２F
登録範囲	社会保険労務士に関する業務
認証基準	JISQ15001：2017
認証登録番号	JSAP 008
初回登録日	2024年5月20日
認証機関	日本規格協会ソリューションズ株式会社 審査登録事業部
登録マーク	JISQ15001 JSAP　008

東京都中央区八丁堀4丁目10-11 神谷ビル2F
サードプレイス社会保険労務士法人
代表社員 三島 幹雄